Албан бичгийн загвар
Албан бичигт байгууллагын нэр, хаяг бүхий толгой, огноо, дугаар, хүлээн авагч, гарчиг, бичвэр, гарын үсэг, бичиг боловсруулсан хүний нэр, утас орно. Нэг бичигт нэг асуудлыг товч бичиж, гарчгийг "...тухай" гэж төгсгөдөг. Доорх загварыг бөглөөд Word, PDF-ээр татаж хэвлэнэ.
Баримт дээрх аль ч үгийг дарж засаж болно. Хэвлэхэд яг ингэж гарна.
........................
........................................
2026.11.14 № ........
Танай ..........-ны № ........-т
........................
........................
..............................
......................................................................................................................................................
..................
...................... ............
Бичиг боловсруулсан: ..............................
Албан бичиг ямар хэсгүүдээс бүрдэх вэ?
- Толгой — байгууллагын нэр, хаяг, утас, имэйл.
- Огноо, дугаар — бичгийг бүртгэсэн огноо, бүртгэлийн дугаар. Ирсэн бичигт хариу өгч байгаа бол доорх "Танай ...-ны №...-т" мөрөнд тэр бичгийн огноо, дугаарыг бичнэ.
- Хүлээн авагч — баруун дээд хэсэгт байгууллагын нэр, албан тушаалтны нэрийг "...танаа" гэж бичнэ.
- Гарчиг — бичиг юуны тухай болохыг нэг мөрөнд илэрхийлнэ.
- Бичвэр — үндэслэл, асуудлын агуулга, хүсэлт эсвэл санал.
- Гарын үсэг — гарын үсэг зурах эрхтэй хүний албан тушаал, нэр, гарын үсэг.
- Бичиг боловсруулсан — бичгийг бэлтгэсэн ажилтны нэр, утас. Тодруулах зүйл гарвал хүлээн авагч энэ хүнтэй холбогдоно.
Бичихдээ юуг анхаарах вэ?
- Нэг бичигт нэг асуудал бич. Өөр асуудлыг тусад нь явуул.
- Гарчгийг товч бичиж, "Хамтран ажиллах тухай", "Мэдээлэл хүргүүлэх тухай" гэх мэтээр "...тухай" гэж төгсгө.
- Эхлээд үндэслэлээ, дараа нь хүсэлт, саналаа бич. Хариу хүлээж байгаа бол хугацааг нь заа.
- Хавсралттай бол бичвэрийн төгсгөлд "Хавсралт 3 хуудастай" гэх мэтээр тэмдэглэ.
Байгууллагын бланк ба стандарт
Ихэнх байгууллага сүлд эсвэл лого, хаяг бүхий өөрийн хэвлэмэл бланктай байдаг. Тийм бол Word файлыг татаж, бичвэрийг бланк дээрээ хуулж хэвлэнэ. Албан бичгийн бүрдэл, хэлбэрийн шаардлагыг албан хэрэг хөтлөлтийн үндэсний стандарт (MNS 5140 цуврал) тогтоодог. Төрийн байгууллагад илгээх бол байгууллагынхаа албан хэрэг хөтлөлтийн журмыг давхар шалгаарай.
Татсан файл A4 хэмжээтэй, захын зай нь зүүн талдаа 30 мм, баруун талдаа 15 мм, дээд, доод талдаа 20 мм.
Түгээмэл асуулт
Албан бичгийн дугаарыг хэрхэн олгох вэ?
Дугаарыг байгууллагын албан бичгийн бүртгэлээс олгодог. Ихэвчлэн хэргийн индекс, бүртгэлийн дараалсан дугаарыг "01/245" гэх мэтээр бичнэ. Дугаарлах журмыг байгууллагынхаа бичиг хэргийн ажилтнаас лавлаарай.
"Танай ...-ны №...-т" мөрийг заавал бөглөх үү?
Үгүй. Энэ мөрийг ирсэн бичигт хариу өгөхдөө л бөглөнө. Өөрөө санаачилж бичиж байгаа бол хоосон үлдээнэ, эсвэл Word файлаас устгаж болно.
Албан бичигт хэн гарын үсэг зурах вэ?
Байгууллагын дарга, захирал эсвэл тухайн асуудлаар гарын үсэг зурах эрх бүхий албан тушаалтан зурна. Тамга дарах эсэхийг байгууллагын дотоод журам, хүлээн авагчийн шаардлагаар шийднэ.
Татсан Word файлаа засаж болох уу?
Болно. Word файлыг Microsoft Word, Google Docs, LibreOffice-д нээж засна. Мөн энэ хуудсан дээр баримтын аль ч хэсгийг дарж шууд засаж болно.
Өөр нэрээр: official letter, formal letter, business letter, alban bichig zagvar, alban bichgiin zagvar
Хэрхэн ашиглах вэ?
- 1Байгууллагын нэр, хаяг, утас, имэйл, бичгийн огноо, дугаарыг бөглө.
- 2Ирсэн бичигт хариу өгч байгаа бол тэр бичгийн огноо, дугаарыг оруул.
- 3Хүлээн авах байгууллага, албан тушаалтныг бич.
- 4Гарчиг, бичвэрээ бичээд гарын үсэг зурах хүн, бичиг боловсруулсан ажилтныг оруул.
- 5Татаж хэвлээд гарын үсэг зуруулж илгээ.
Холбоотой
Шинэчилсэн: 2026-11-13